LOCAL

Bittezeit

Login

Token eingeben
Token vergessen?

Gib deine E-Mail-Adresse ein, in der Regel name@bitteschoen.tv. Du bekommst einen neuen Token. Dein alter gilt weiter, bis du dich mit dem neuen anmeldest – dann werden alle anderen Geräte abgemeldet.

–
erfasst fehlt prüfen über 10 h · zu wenig Ruhe · nach 23:00 U Urlaub · K Krank · F Feiertag Woche geht auf

Der Knopf trägt deine Sollzeit ein, ab dem Moment, in dem du ihn drückst. Das Ende rechnet sich daraus – bei mehr als 6 Stunden mit einer Stunde Pause.

Stimmt ein Tag nicht – länger geblieben, später gekommen, Drücken vergessen –, tippe ihn an und trag ein, wie es war. Steht an dem Tag schon etwas, braucht die Änderung einen Grund. Jede Fassung bleibt sichtbar, auch für dich.

Urlaub und Krankheit kommen aus Personio.

Ist ein Monat vorbei, prüfst du ihn und schließt ihn ab – spätestens bis zum Ende des Folgemonats. Danach lässt er sich nicht mehr ändern.

–
erfasst fehlt nicht eingeplant unerwartet da über 10 h · zu wenig Ruhe · nach 23:00 U Urlaub · K Krank · F Feiertag Woche geht auf
0 ausgewählt
Abwesend von bis leer = das Datum oben, Wochenenden werden übersprungen

Export

Vorbelegt ist der angezeigte Zeitraum. Die Übersicht hat eine Zeile pro Mitarbeiter; in der Spalte Arbeitszeit steht PRÜFEN, wo etwas nicht zusammenpasst. Die Stundenblätter sind die Monatsnachweise (PDF) oben.

Datensicherung Verschlüsselt (.bzb) – öffnen lässt sie sich nur mit dem privaten Schlüssel. An mindestens zwei Orten ablegen.

Die Sollzeit je Wochentag bestimmt, wie viele Stunden „Automatisch eintragen“ und der Knopf an der Zeitmaschine buchen. Ein leeres Feld heißt: an dem Tag ist nichts vorgesehen. Wer sich seine Tage spontan aussucht, trägt einfach nur die gearbeiteten Tage ein – am Ende zählt die Woche als Ganzes: stimmen Stundenzahl und Anzahl der Tage, gilt die Woche als richtig, egal an welchen Tagen gearbeitet wurde.

Ein User meldet sich mit einem Token an. Ein Mitarbeiter ist die Person, deren Zeit erfasst wird. Beides hängt nur über die Rechte zusammen.

  • users User, Mitarbeiter und Rechte verwalten
  • addentry Einträge anlegen – für alle oder für einen bestimmten Mitarbeiter
  • getentries Einträge sehen – für alle oder für einen bestimmten Mitarbeiter

Verfahrensbeschreibung Arbeitszeiterfassung

BitteschönTV · System „Bittezeit“ · Stand

1. Zweck und Grundlage

Bittezeit erfasst die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden. Grundlage sind § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21) sowie § 16 Abs. 2 ArbZG. Das Verfahren ist mit der Geschäftsführung abgestimmt.

2. Grundsatz: Bestätigung der Sollzeit

Für jede Person ist ein Arbeitszeitmodell hinterlegt (Sollzeit je Wochentag). Mit dem ersten Knopfdruck des Tages – an der Zeitmaschine im Büro oder in der App – bestätigt sie, dass sie arbeitet. Gebucht wird die Sollzeit ab dem Zeitpunkt des Drucks. Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit ist vertraglich 1 Stunde Pause vorgesehen; sie wird automatisch ins Arbeitsende eingerechnet. Weicht ein Tag davon ab, trägt die Person die tatsächlichen Zeiten selbst in der App ein.

3. Rollen

  • Mitarbeitende haben einen persönlichen Zugang. Sie sehen und ändern nur ihre eigenen Zeiten und schließen ihre Monate selbst ab.
  • Administratoren – alle Zugänge mit dem Recht „users“: …. Sie pflegen Zugänge und Arbeitszeitmodelle, sehen alle Zeiten, korrigieren noch offene Monate (mit Begründung), laden die Monatsnachweise herunter und löschen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Für jeden Admin-Zugang ist schriftlich festgehalten, welche Person ihn nutzt.
  • Zeitmaschine (Zugang „machine“): Gerät im Büro mit einem Knopf je Person. Sie bucht ausschließlich die Sollzeit des Tages.
  • Personio-Import (Zugang „personio“): übernimmt Urlaub, Krankheit und Feiertage am jeweiligen Tag automatisch und ändert nie etwas, das schon eingetragen ist.

4. Ablauf

  1. Täglich: Knopfdruck zu Arbeitsbeginn.
  2. Abweichungen: trägt die Person selbst in der App ein. Eine Änderung an einem Tag, an dem schon etwas steht, braucht eine Begründung. Die vorherige Fassung bleibt sichtbar. Ein in Personio nachträglich zurückgezogener Urlaub wird ebenso in der App korrigiert.
  3. Prüffälle: mehr als 10 Stunden Arbeitszeit, weniger als 11 Stunden Ruhe bis zum nächsten Arbeitstag und ein Arbeitsende nach 23:00 Uhr. Die App zeigt solche Tage als Warnung. In der Regel handelt es sich um einen Fehleintrag, den die Person korrigiert. Stimmt der Eintrag ausnahmsweise doch, bleibt er mit Begründung stehen, und die Geschäftsführung wird informiert.
  4. Monatsabschluss: Bis zum Ende des Folgemonats prüft jede Person ihren Vormonat und bestätigt mit Häkchen und Klick über ihren persönlichen Zugang, dass alle Zeiten vollständig und richtig sind. Solange ein Prüffall offen ist, ist der Abschluss gesperrt. Gespeichert werden Zeitpunkt, Zugang und eine Prüfsumme über alle Tage. Danach ist der Monat für alle gesperrt, auch für Administratoren.
  5. Nachweis: Die Buchhaltung lädt die Monatsnachweise (PDF) der abgeschlossenen Monate herunter und legt sie in der Personalakte in Personio ab. Wer nicht fristgerecht abgeschlossen hat, wird von der Buchhaltung erinnert.

5. Pflichten der Mitarbeitenden

Jede Person ist selbst dafür verantwortlich, dass ihre Zeiten stimmen. Sie drückt täglich den Knopf, korrigiert Abweichungen zeitnah selbst, prüft und schließt ihren Vormonat bis zum Ende des laufenden Monats ab und gibt ihren Zugang nicht weiter. Einen verlorenen Zugang ersetzt sie über „Token vergessen“ auf der Startseite oder meldet ihn einem Administrator.

6. Nachvollziehbarkeit

Einträge werden nie überschrieben. Jede Änderung wird als neue Fassung gespeichert – mit Zugang, Zeitpunkt und Begründung – und ist für die betroffene Person sichtbar. Abgeschlossene Monate lassen sich nicht mehr ändern. Ihre Prüfsumme steht im Monatsnachweis; würden die Daten nachträglich außerhalb von Bittezeit verändert, weist der Nachweis darauf hin.

7. Aufbewahrung und Löschung

Die Aufzeichnungen in Bittezeit werden mindestens 2 Jahre aufbewahrt, auch nach dem Ausscheiden einer Person – sie wird dann nur deaktiviert. Nach Ablauf der Frist weist Bittezeit die Administratoren darauf hin; gelöscht wird ausschließlich durch sie, über Bittezeit. Eine andere Änderung abgeschlossener Monate gibt es nicht.

Die bestätigten Monatsnachweise (PDF) sind Teil der Personalakte in Personio. Sie werden nicht nach 2 Jahren einzeln gelöscht, sondern zusammen mit der Personalakte nach den dafür geltenden Fristen nach dem Ausscheiden.

8. Technik und Sicherheit

  • Anmeldung nur mit einem persönlichen Token; der Server speichert ihn nur als Hash.
  • Verbindung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS).
  • Hosting: Bitpalast GmbH, Berlin (Webhosting, verwaltet über Plesk).
  • Datensicherung: Der Anbieter sichert nicht; die Sicherung liegt in unserer Verantwortung. Administratoren laden sie in Bittezeit herunter (Einträge → Export → Datensicherung), mindestens monatlich zusammen mit den Monatsnachweisen, und legen sie an mindestens zwei Orten außerhalb des Servers ab. Die Sicherung ist verschlüsselt (RSA 4096 / AES-256); öffnen lässt sie sich nur mit dem privaten Schlüssel, den zwei Personen getrennt vom Server verwahren. Die bestätigten Monatsnachweise liegen zusätzlich in der Personalakte in Personio.